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Die moderne Informations- und Kommunikations-Technik eröffnet neue Möglichkeiten. Sie laufen auf die vollständige elektronische Erfassung aller Daten hinaus und die programmierte computergestützte Verarbeitung dieser Daten mit Buchführungsprogrammen. Dabei werden die Zahlen als Festkommazahlen (statt Gleitkommazahlen) kodiert.

In größeren Unternehmen wird die Buchführung vollständig im eigenen Haus durchgeführt. Dabei erfolgt die Erfassung der Grunddaten meist nicht mehr in der Buchhaltungsabteilung, sondern in den funktionellen Bereichen (Einkauf, Verkauf, Personalbereich, Produktion). Die Daten werden ohne nochmaliges Erfassen (Eintippen) mittels Buchführungsprogrammen verarbeitet.

In kleineren Unternehmen werden Buchführungsaufgaben in den meisten Fällen einem externen Dienstleister anvertraut. Häufig werden wie früher alle Belege dem Dienstleister übergeben, der alle Arbeiten erledigt. Nachteilig ist bei der z. T. noch praktizierten veralteten Vorgehensweise, dass der Unternehmer zu spät die Auswertungen erhält und keinen Überblick über das kaufmännische Geschehen hat. Forderungen und Verbindlichkeiten können außer Kontrolle geraten. Außerdem besteht die Gefahr der Doppelerfassung: Zum Beispiel werden die Angaben aus dem im Unternehmen manuell geführten Kassenbuch vom Dienstleister noch einmal mit dem Computer erfasst und in das Buchführungsprogramm übernommen.

Die elektronische Datenübertragung zwischen dem buchführungspflichtigen Mandanten und Dienstleistern haben den Vorteil, dass die Doppelerfassung von Daten vermieden wird. Die optimale Vorgehensweise besteht darin, dass beim Mandanten all dasjenige an Daten für die Buchführung bereitgestellt wird, was im Geschäftsprozess sowieso anfällt oder leicht aufbereitet werden kann:

• Die Grunddatenerfassung kann beim Mandanten erfolgen. So muss beispielsweise das Kassenbuch nicht mehr per Hand geführt werden, sondern es kann am Computer mit viel geringerem Zeitaufwand erfasst werden. Das setzt aber technisch gemäß § 146 AO den Nachweis voraus, dass die Daten unveränderbar sind.
• Die Bankauszüge, die dem Mandanten online übermittelt werden, bieten die notwendige Datenbasis für eine direkte Eingabe direkt für die Buchführung.
• Aus den Programmen für die Erstellung von Ausgangsrechnungen können die Daten ausgegeben werden, die für die Buchführung erforderlich sind.
• Eingehende Rechnungen können im Unternehmen mit dem Computer in einfachen Listen erfasst werden, die dem Dienstleister auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Die genannten Grunddaten für die Buchführung können beim Mandanten mit wenig Arbeitsaufwand erzeugt werden. Der Dienstleister ergänzt und prüft die Daten und importiert sie in ein elektronisches Buchführungsprogramm.

Dem Mandanten werden vom Dienstleister folgende Auswertungen zur Verfügung gestellt:

• Summen- und Saldenliste (Auswertung zu den Salden der verwendeten Konten)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Listen über offene Posten bei Debitoren und Kreditoren
• Umsatzsteuervoranmeldungen – elektronisch
• Bilanzen
• Steuererklärungen

Alle Daten für die Mandanten oder die Behörden können traditionell auf Papier bereitgestellt oder direkt elektronisch weiterverwendet werden.

Auch für kleine Unternehmen gibt es kostengünstige Lösungen, um die Buchführung per EDV selbst zu erledigen. Die Daten können dann für den Jahresabschluss online dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Inzwischen bieten Dienstleister Buchführung über das Internet an. Der Mandant gibt die Daten über einen Webbrowser ein, die gesamte Buchführung inklusive Datensicherung wird im Rechenzentrum des Dienstleisters abgewickelt. Steuerberater und Finanzamt erhalten die Daten dann via Netzwerk. Diese Lösung erfordert keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware, sondern nur eine monatliche Nutzungsgebühr und spart Kosten für Updates und deren Anpassung bzw. Support.