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In Seite Dokumentenanalyse:

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Vorteile:

  • geringer Aufwand bei der Datenerhebung
  • keine Notwendigkeit für weitere Dokumentationen wie z. B. bei einem Interview
  • Untersuchungsanlass verfälscht die Daten nicht
  • Betriebsablauf bleibt ungestört

Nachteile:

  • Möglicherweise geringe Aktualität
  • Daten lassen Spielraum für Interpretationen
  • Unterlagen sind möglicherweise nicht vollständig oder für die Untersuchung passend

Anwendung:

  • zur Einarbeitung in einen Bereich
  • zur Kontrolle anderer Informationen
  • zur Ergänzung anderer Informationen

In der Dokumentenanalyse soll die Beschaffenheit von Dokumenten untersucht werden. Sieht man ein Dokument als Teil eines verarbeitenden Prozesses, so ändert sich je nach Bearbeitungsstand der Zustand eines Dokuments. Diese Form der Analyse kann als dokumentenorientierte Prozessanalyse aufgefasst werden. Besonders vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte der Dokumentenbestand einer genauen Analyse unterzogen werden.

Dokumente haben statische Eigenschaften, die sich in der Regel nicht verändern. Dazu gehören Format (A4, .doc, .tiff), Darlegungsform (elektronisch, Papierform), Ersteller und so weiter. Es kann auch wichtig sein, Mengen oder Dokumentenflüsse zu erfassen.

Erst nach der Analyse kann festgestellt werden, ob ein Dokumentenmanagement-System (DMS) überhaupt sinnvoll und effizient einzusetzen ist.